Regulamin świadczenia usługi FlowMind Sales Agent

1. Usługodawca i kontakt

Usługodawcą jest FlowMind Technology Sp. z o.o. z siedzibą przy pl. Jana Pawła II 19 lok. 48, 50-136 Wrocław, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001223592, NIP 8971967134, REGON 543996884.

Kontakt dotyczący usługi, reklamacji oraz dokumentów prawnych: kontakt@flowmind.technology.

2. Charakter i zakres usługi

FlowMind Sales Agent jest usługą programową udostępnianą w modelu SaaS przedsiębiorcom oraz osobom działającym zawodowo w imieniu organizacji.

Usługa może obejmować targetowanie i wyszukiwanie firm, gromadzenie informacji biznesowych, scoring i kwalifikację leadów, zarządzanie kontaktami i CRM, przygotowanie wiadomości, integrację skrzynek i kalendarzy, automatyczne działania sprzedażowe oraz raportowanie.

Zakres funkcji, limity i dostępność poszczególnych modułów zależą od aktywnego planu, konfiguracji workspace oraz dostępności usług zewnętrznych.

3. Konto i wymagania techniczne

Do korzystania z usługi wymagane jest konto, aktualna przeglądarka internetowa, dostęp do Internetu oraz poprawnie skonfigurowany adres e-mail.

Użytkownik odpowiada za prawdziwość danych konta, ochronę danych logowania, działania osób, którym udzielił dostępu, oraz niezwłoczne zgłoszenie podejrzenia nieuprawnionego dostępu.

Jedno konto i workspace nie mogą być używane do uzyskiwania dostępu do danych innych klientów.

4. Zawarcie umowy i akceptacja dokumentów

Umowa o świadczenie usługi zostaje zawarta po utworzeniu konta, zaakceptowaniu aktualnej wersji Regulaminu i potwierdzeniu zapoznania się z Polityką prywatności.

System zapisuje wersję zaakceptowanych dokumentów oraz datę i godzinę akceptacji. Po istotnej zmianie dokumentów użytkownik może zostać poproszony o ich ponowną akceptację.

Osoba tworząca konto potwierdza, że jest uprawniona do działania w imieniu wskazanej organizacji.

5. Tryby pracy Sales Agenta

Użytkownik może korzystać z trybu ręcznego, trybu wymagającego zatwierdzania działań albo z trybu AUTOPILOT, zgodnie z funkcjami dostępnymi w usłudze.

Tryb ręczny pozostawia decyzję o kwalifikacji i wysłaniu wiadomości użytkownikowi. Tryb zatwierdzania tworzy propozycje lub wersje robocze wymagające decyzji użytkownika.

AUTOPILOT może samodzielnie wyszukiwać, kwalifikować, przygotowywać i wysyłać wiadomości wyłącznie w granicach zapisanych ustawień, limitów, zabezpieczeń oraz aktywnego trybu zgodności.

6. Targetowanie, scoring i dane wynikowe

Użytkownik określa profil targetowania, obszar geograficzny, branże, wielkość firm, role decyzyjne, słowa kluczowe oraz wykluczenia.

Scoring jest oceną dopasowania do zapisanych warunków targetowania. Nie stanowi gwarancji jakości leada, wyniku sprzedaży ani zgodności kontaktu z prawem.

Dane pochodzące ze źródeł zewnętrznych mogą być niepełne, nieaktualne lub błędne. Użytkownik powinien zweryfikować informacje istotne przed podjęciem decyzji biznesowej.

7. Odpowiedzialność użytkownika za zgodność

Użytkownik odpowiada za zgodność celu kampanii, wyboru odbiorców, wykorzystywanych danych, treści komunikacji i instrukcji przekazanych usłudze z przepisami właściwymi dla jego organizacji, rynku oraz odbiorców.

Publiczna dostępność adresu e-mail nie oznacza sama w sobie, że można go legalnie wykorzystać do komunikacji handlowej.

Użytkownik ma obowiązek respektować sprzeciw, rezygnację z komunikacji, listę suppression oraz inne ograniczenia dotyczące odbiorcy.

8. Deklaracja zgodności AUTOPILOTA

Przed automatyczną wysyłką użytkownik wybiera tryb zgodności właściwy dla odbiorców kampanii i potwierdza swoją decyzję.

FlowMind zapisuje identyfikator użytkownika, kampanię, datę i godzinę, wybrany tryb, wersję deklaracji, wersje dokumentów prawnych oraz snapshot targetowania i obszaru geograficznego.

Zmiana targetowania lub mapy unieważnia wcześniejszą deklarację i wymaga ponownego potwierdzenia. Niezależnie od wybranego rynku nadal obowiązują kontrole opt-out, suppression i bezpieczeństwa wysyłki.

9. Skrzynki pocztowe i kalendarze

Użytkownik może połączyć własną skrzynkę pocztową lub kalendarz za pomocą obsługiwanego dostawcy albo konfiguracji IMAP/SMTP.

Połączenie upoważnia usługę do wykonywania wyłącznie operacji koniecznych do działania wybranych funkcji, takich jak wysyłka, odczyt odpowiedzi, kontrola dostępności i tworzenie spotkań.

Użytkownik może odłączyć integrację. Dostępność integracji zależy również od dostawców zewnętrznych i udzielonych im uprawnień.

10. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

Zasady przetwarzania danych konta opisuje Polityka prywatności. W odniesieniu do danych leadów i kontaktów klient co do zasady określa cele i sposoby przetwarzania, a FlowMind działa na jego udokumentowane polecenie.

Korzystanie z funkcji prospectingu może wymagać akceptacji aktualnej umowy powierzenia przetwarzania danych dostępnej w Centrum Ochrony Danych.

Użytkownik nie może wprowadzać danych, których nie ma prawa przetwarzać, ani szczególnych kategorii danych, jeżeli nie zostało to wyraźnie uzgodnione.

11. Niedozwolone użycie

Zabronione jest używanie usługi do spamu, oszustw, podszywania się pod inne osoby, naruszania praw odbiorców, obchodzenia limitów, testowania zabezpieczeń bez zgody albo działań sprzecznych z prawem.

Zabronione jest wykorzystywanie usługi do wysyłania treści bezprawnych, dyskryminujących, szkodliwych, złośliwego oprogramowania lub materiałów naruszających prawa własności intelektualnej.

12. Opłaty i okres dostępu

Cena, okres rozliczeniowy, limity i podatki są przedstawiane użytkownikowi przed wyborem płatnego planu. Obowiązują warunki planu zaakceptowane przy zamówieniu.

Brak płatności lub zakończenie okresu dostępu może spowodować ograniczenie funkcji zgodnie z warunkami wybranego planu i obowiązującymi przepisami.

Postanowienia niniejszego punktu nie zmieniają obowiązków podatkowych ani zasad wystawiania faktur wynikających z właściwych przepisów.

13. Własność intelektualna

FlowMind zachowuje prawa do usługi, kodu, modeli procesowych, interfejsu, dokumentacji, oznaczeń i materiałów udostępnianych w ramach systemu.

Klient zachowuje prawa do swoich danych i materiałów. Udziela FlowMind prawa do ich technicznego przetwarzania w zakresie koniecznym do świadczenia usługi.

14. Dostępność, rozwój i bezpieczeństwo

FlowMind podejmuje uzasadnione działania służące utrzymaniu dostępności i bezpieczeństwa usługi, jednak nie gwarantuje działania bez przerw ani błędów.

Usługa może być czasowo niedostępna z powodu konserwacji, awarii, działania dostawców zewnętrznych lub zdarzeń pozostających poza uzasadnioną kontrolą FlowMind.

Funkcje mogą być rozwijane lub zmieniane, o ile nie pozbawia to klienta zasadniczej wartości opłaconej usługi bez zapewnienia odpowiedniego rozwiązania.

15. Zawieszenie i zakończenie korzystania

FlowMind może czasowo ograniczyć lub zawiesić konto w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa, naruszenia Regulaminu, prawa, praw odbiorców albo istotnego ryzyka dla reputacji systemów wysyłkowych.

Przed trwałym zakończeniem usługi klient powinien wyeksportować dane, które chce zachować. Usunięcie i retencja danych odbywają się zgodnie z Polityką prywatności, umową powierzenia i przepisami prawa.

16. Odpowiedzialność

FlowMind odpowiada za świadczenie usługi zgodnie z umową i bezwzględnie obowiązującymi przepisami. Odpowiedzialność nie może być wyłączona w zakresie, w którym prawo na to nie pozwala.

FlowMind nie odpowiada za skutki niezgodnych z prawem danych, ustawień, instrukcji lub treści wprowadzonych przez użytkownika ani za decyzje biznesowe podjęte wyłącznie na podstawie automatycznego scoringu.

Szczegółowe ograniczenia odpowiedzialności w relacjach B2B wymagają końcowego uzgodnienia prawnego przed komercyjnym uruchomieniem.

17. Reklamacje i wsparcie

Zgłoszenia dotyczące działania usługi i reklamacje można kierować na kontakt@flowmind.technology.

Zgłoszenie powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację konta, opis problemu i oczekiwany sposób rozwiązania. FlowMind odpowiada w rozsądnym terminie, nie później niż wymagają tego właściwe przepisy lub indywidualna umowa.

18. Prawo właściwe i zmiany Regulaminu

Do umowy stosuje się prawo polskie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów właściwych dla danego klienta.

Spory w relacjach B2B będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby FlowMind, o ile obowiązujące prawo lub indywidualna umowa nie stanowią inaczej.

Istotne zmiany Regulaminu są publikowane jako nowa wersja. Dalsze korzystanie z usługi może wymagać ponownej, zapisanej w systemie akceptacji.