Polityka prywatności i informacje RODO

1. Administrator i dane kontaktowe

Administratorem danych dotyczących konta, korzystania z usługi, bezpieczeństwa, rozliczeń i obsługi jest FlowMind Technology Sp. z o.o., pl. Jana Pawła II 19 lok. 48, 50-136 Wrocław, KRS 0001223592, NIP 8971967134, REGON 543996884.

Pytania dotyczące prywatności można kierować na adres kontakt@flowmind.technology.

2. Rola FlowMind i rola klienta

FlowMind jest administratorem danych użytkowników usługi. W odniesieniu do danych potencjalnych klientów, kontaktów i odbiorców wprowadzanych, wyszukiwanych lub obsługiwanych w obszarze roboczym klienta FlowMind co do zasady działa jako podmiot przetwarzający na polecenie klienta.

Klient pozostaje odpowiedzialny za ustalenie celu, podstawy prawnej i zgodności własnych działań sprzedażowych. Szczegółowe zasady powierzenia powinny zostać określone w umowie powierzenia przetwarzania.

3. Dane użytkowników usługi

Możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, identyfikatory konta i organizacji, rolę, dane logowania, ustawienia języka, historię akceptacji dokumentów, konfigurację usługi, logi techniczne, dane bezpieczeństwa oraz informacje przekazane podczas kontaktu z pomocą techniczną.

4. Dane leadów, kontaktów i odbiorców

W obszarze roboczym klienta mogą być przetwarzane dane zawodowe, takie jak imię i nazwisko, stanowisko, firma, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, kraj, branża, źródło danych, historia komunikacji, status kontaktu, scoring, kwalifikacja, sprzeciw i informacja o rezygnacji z kontaktu.

Zakres danych powinien być ograniczony do informacji niezbędnych dla celu określonego przez klienta.

5. Źródła danych

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika lub odbiorcy, od klienta, z podłączonych systemów klienta, publicznych stron firmowych, rejestrów, katalogów branżowych, wyników wyszukiwania albo od dostawców danych wybranych przez klienta.

Publiczna dostępność danych nie oznacza automatycznie, że mogą być wykorzystane do dowolnej komunikacji marketingowej.

6. Cele i podstawy przetwarzania

Dane użytkowników przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi konta, zapewnienia bezpieczeństwa, rozpatrywania zgłoszeń, prowadzenia rozliczeń oraz spełnienia obowiązków prawnych.

W odpowiednim zakresie podstawą może być wykonanie umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes związany z bezpieczeństwem, rozwojem i ochroną usługi albo zgoda, jeżeli jest wymagana.

Podstawę przetwarzania danych leadów i prowadzenia komunikacji określa klient zgodnie z prawem właściwym dla odbiorcy i wybranego kanału.

7. Targetowanie, scoring i automatyzacja

Sales Agent może analizować zgodność firmy z zapisanym profilem targetowania, nadawać scoring, porządkować kontakty według ustalonej hierarchii oraz proponować lub wykonywać kolejne działania zależnie od wybranego trybu pracy.

Scoring wspiera organizację procesu sprzedażowego. FlowMind nie projektuje go w celu podejmowania wobec osoby decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nią wpływających wyłącznie w sposób automatyczny.

8. AUTOPILOT i kontrola zgodności

Przed uruchomieniem automatycznej wysyłki użytkownik wybiera tryb zgodności odpowiedni dla odbiorców kampanii i potwierdza wersjonowaną deklarację.

System zapisuje użytkownika, kampanię, czas, wybrany tryb, wersje dokumentów oraz snapshot targetowania i obszaru geograficznego. Zmiana targetowania wymaga ponownej deklaracji.

Deklaracja nie znosi obowiązków wynikających z prawa. We wszystkich trybach obowiązują sprzeciwy, rezygnacje, listy suppression oraz techniczne reguły bezpieczeństwa.

9. Obowiązki informacyjne wobec kontaktów

Jeżeli klient pozyskuje dane osoby z innego źródła niż bezpośrednio od niej, klient odpowiada za ocenę i realizację właściwego obowiązku informacyjnego, w tym przekazanie informacji o źródle i kategoriach danych, gdy wymagają tego przepisy.

10. Odbiorcy danych i podwykonawcy

Dane mogą być udostępniane dostawcom hostingu, infrastruktury, poczty, kalendarzy, uwierzytelniania, płatności, bezpieczeństwa, wsparcia i usług AI wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usługi.

Dane mogą być również ujawnione uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.

11. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosujemy wymagany mechanizm transferu, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

12. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy przez okres świadczenia usługi, a następnie przez czas niezbędny do rozliczeń, obsługi roszczeń, audytu, bezpieczeństwa i realizacji obowiązków prawnych.

Dane obszaru roboczego są przechowywane zgodnie z ustawieniami i instrukcjami klienta, umową powierzenia oraz obowiązującymi okresami retencji. Sprzeciwy i suppression mogą być przechowywane dłużej w zakresie niezbędnym do zapobiegania ponownemu kontaktowi.

13. Prawa osób

W zależności od podstawy i okoliczności osoba może żądać dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia danych, przeniesienia danych, wnieść sprzeciw albo wycofać zgodę bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawach danych przetwarzanych na zlecenie klienta żądanie może zostać przekazane właściwemu klientowi.

14. Dobrowolność i wymagane dane

Podanie danych wymaganych przy rejestracji jest niezbędne do utworzenia konta i świadczenia usługi. Brak tych danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy. Dane oznaczone jako opcjonalne są dobrowolne.

15. Bezpieczeństwo, cookies i logi

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, izolację tenantów, rejestrowanie zdarzeń, ochronę sekretów połączeń i kopie bezpieczeństwa.

Niezbędne cookies i podobne mechanizmy mogą służyć utrzymaniu sesji, zapamiętaniu języka, bezpieczeństwu oraz prawidłowemu działaniu usługi.

16. Zmiany dokumentu i kontakt

W razie istotnej zmiany dokumentu użytkownik może zostać poproszony o akceptację nowej wersji. Aktualna wersja i data akceptacji są rejestrowane w systemie.

Kontakt w sprawach prywatności: kontakt@flowmind.technology.